Μία online φόρμα check-in είναι ένα πολύτιμο εργαλείο που μπορεί να βοηθήσει το ξενοδοχείο ή το τουριστικό σας κατάλυμα να:
1. Διευκολύνει τη διαδικασία check-in των επισκεπτών: Οι επισκέπτες μπορούν να συμπληρώσουν τη φόρμα check-in online και με άνεση, εξοικονομώντας σημαντικό χρόνο.
2. Συλλέγει πολύτιμες πληροφορίες σχετικά με τους επισκέπτες: Η φόρμα check-in σας βοηθάει να συλλέξετε πολύτιμες πληροφορίες σχετικά με τους επισκέπτες σας, τις οποίες δεν μπορείτε να λάβετε από κανάλια κράτησης. Τέτοιες πληροφορίες μπορεί να είναι τα στοιχεία επικοινωνίας, οι πληροφορίες άφιξης και τα έγγραφα ταυτότητας.
3. Αυξάνει την ικανοποίηση των επισκεπτών: Οι επισκέπτες εκτιμούν την ευκολία και την αποδοτικότητα του online check-in, οδηγώντας σε μια πιο θετική συνολική εμπειρία.
4. Μειώνει το λειτουργικό κόστος: Με την αυτοματοποίηση της διαδικασίας check-in, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρήματα από το κόστος εργασίας και τον χρόνο που σχετίζεται με το προσωπικό σας.
Τι θα δείτε σε αυτό το άρθρο:
- Ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση της online φόρμας check-in
- Προσαρμογή της online φόρμας check-in
- Δημιουργία κράτησης διαμονής με κάθε online check-in
- Ενημέρωση κρατήσεων διαμονής από τη φόρμα check-in
- Αποστολή της online φόρμας check-in σε επισκέπτες
- Λήψη των online check-ins
Ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση της online φόρμας check-in
Για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τη online φόρμα check-in της Tourmie:
1. Μεταβείτε Settings > Online Check-in.
2. Βρείτε την επιλογή “Enable online check-in form“.
3. Επιλέξτε το πλαίσιο για ενεργοποίηση ή αποεπιλέξτε το πλαίσιο για απενεργοποίηση.
4. Κάντε κλικ στο κουμπί Update.
Αφού επιλέξετε αυτή την επιλογή, η online φόρμα check-in θα προστεθεί στον Οδηγό Επισκεπτών σας. Έπειτα, κάθε online check-in που υποβάλει επισκέπτης σας, θα εμφανίζεται στη σελίδα Guests.
Προσαρμογή της online φόρμας check-in
Μπορείτε να προσαρμόσετε τα πεδία που εμφανίζονται στην online φόρμα check-in σας, για να ταιριάζουν καλύτερα στις ανάγκες σας. Για να το κάνετε αυτό:
1. Μεταβείτε Settings > Online Check-in.
2. Στην κάρτα Check-in form customization settings, επιλέξτε ποια πεδία στη φόρμα check-in θα είναι ορατά και απαραίτητα για τους επισκέπτες σας.
3. Κάντε κλικ στο κουμπί Update.
Δημιουργία κράτησης διαμονής με κάθε online check-in
Η επιλογή αυτή σας δίνει τη δυνατότητα να μετατρέπετε τα στοιχεία ενός επισκέπτη που ολοκληρώνει το online check-in του σε κράτηση διαμονής. Έτσι, μετά την υποβολή της online φόρμας check-in, ο επισκέπτης θα μπορεί να ανακατευθύνεται στον εξατομικευμένο οδηγό επισκεπτών του και να δει πληροφορίες σχετικά με τη διαμονή του.
Για να ενεργοποιήσετε αυτή την επιλογή:
1. Μεταβείτε Settings > Online Check-in.
2. Βρείτε την επιλογή “Convert online check-in to accommodation bookings”.
3. Επιλέξτε το πλαίσιο για ενεργοποίηση ή αποεπιλέξτε το πλαίσιο για απενεργοποίηση.
4. Κάντε κλικ στο κουμπί Update.
Εάν αυτή η επιλογή είναι απενεργοποιημένη, τα online check-ins θα παραμένουν απλά ως check-ins στη σελίδα Guests.
Ενημέρωση κρατήσεων διαμονής από τη φόρμα check-in
Αυτή η επιλογή σας επιτρέπει να ενημερώνετε αυτόματα τα στοιχεία των επισκεπτών σας στις κρατήσεις διαμονής, με τις πληροφορίες που οι ίδιοι οι επισκέπτες συμπληρώνουν στην online φόρμα check-in σας. Αυτό σας βοηθάει να ενημερώνετε τις κρατήσεις διαμονής σας με πληροφορίες που είτε δεν μπορείτε να λάβετε από τις πλατφόρμες κρατήσεων (όπως το πραγματικό email και την εθνικότητα των επισκεπτών), είτε δεν έχουν ενημερωθεί σωστά στις πλατφόρμες κρατήσεων.
Για να ενεργοποιήσετε αυτή την επιλογή:
1. Μεταβείτε Settings > Online Check-in.
2. Βρείτε την επιλογή “Update guest booking details from check-in form”.
3. Επιλέξτε το πλαίσιο για ενεργοποίηση ή αποεπιλέξτε το πλαίσιο για απενεργοποίηση.
4. Κάντε κλικ στο κουμπί Update.
Εάν η επιλογή αυτή είναι απενεργοποιημένη, τα online check-ins δεν θα μπορούν να επηρεάσουν τις πληροφορίες των επισκεπτών σας στις κρατήσεις διαμονής.
Αποστολή της online φόρμας check-in σε επισκέπτες
Αφού προσαρμόσετε την online φόρμα check-in σας, μπορείτε να αρχίσετε να τη μοιράζεστε με τους επισκέπτες σας. Μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να το κάνετε:
• Αυτοματοποιημένα μηνύματα μέσω Email & SMS: Συμπεριλάβετε την οnline φόρμα check-in στις αυτοματοποιημένες επικοινωνίες σας στην Tourmie. Ένα πρότυπο μήνυμα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε:
Hi {{guest_first_name}},
Your stay is coming up!
Please take a few minutes to fill in our check-in form here: {{online_checkin_form_url}}
After submitting the form, you’ll be redirected to our property/hotel guide with all the information for your stay, including the check-in instructions, property/hotel directions, WiFi password, and more.
If you have any questions, please let me know.
Thank you.
{{host_title}}
• QR code: Εκτυπώστε και εμφανίστε το QR code της Tourmie σε ένα εμφανές σημείο, όπως στη ρεσεψιόν ή κοντά στην είσοδο του καταλύματός σας, το οποίο οι επισκέπτες σας θα μπορούν να σαρώσουν με τα smartphone τους για να μεταφερθούν στην online φόρμα check-in σας. Συμπεριλάβετε ένα σύντομο μήνυμα δίπλα στο QR code που να εξηγεί γιατί οι επισκέπτες σας πρέπει να συμπληρώσουν τη φόρμα αυτή.
• Κανάλια κράτησης: Εάν έχετε τη δυνατότητα να στείλετε απευθείας μηνύματα στους επισκέπτες σας ή να δημιουργήσετε αυτοματοποιημένα πρότυπα μηνυμάτων μέσω των καναλιών κράτησής σας, συμπεριλάβετε τη online φόρμα check-in στις επικοινωνίες σας.
• Απευθείας μηνύματα: Εάν επικοινωνείτε απευθείας με τους επισκέπτες σας μέσω διαφόρων εφαρμογών μηνυμάτων όπως το WhatsApp, το Messenger ή το Viber, μοιραστείτε τον σύνδεσμο για την online φόρμα check-in σας.
• Ιστοσελίδα: Μπορείτε να προσθέσετε τον σύνδεσμο της online φόρμα check-in σας στην ιστοσελίδα σας, διευκολύνοντας τους επισκέπτες σας να τον βρίσκουν.
Λήψη των Online Check-ins
Για να κατεβάσετε τα online check-in των επισκεπτών σας:
1. Μεταβείτε στη σελίδα Guests.
2. Στην κάρτα Online check-ins, κάντε κλικ στο εικονίδιο 
λήψης.
3. Επιλέξτε μία χρονική περίοδο.
4. Κάντε κλικ στο κουμπί Export.
Εάν εξακολουθείτε να έχετε ερωτήσεις σχετικά με τη φόρμα check-in της Tourmie, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας εδώ.
