Η The Central Boutique Apartments ιδρύθηκε το 2019 με μόλις πέντε ιδιωτικά ακίνητα στο ιστορικό κέντρο του Ηρακλείου στην Κρήτη. Με την ανάκαμψη του τουρισμού μετά την πανδημία, η εταιρεία επεκτάθηκε και σήμερα διαχειρίζεται 50 μοναδικά ακίνητα, από διαμερίσματα μέχρι πολυτελείς βίλες στην περιοχή του Ηρακλείου φιλοξενώντας κατά μέσο όρο πάνω από 4.000 επισκέπτες ετησίως.
Η ραγδαία ανάπτυξη έφερε νέες προκλήσεις: την ανάγκη να καλύψουν τις υψηλές προσδοκίες ξενοδοχειακής εξυπηρέτησης, διατηρώντας παράλληλα τον έλεγχο ενός αυξανόμενου αριθμού καταλυμάτων.
Προκλήσεις
1. Δυσκολίες Διαδικασίας Check-in
Καθώς αυξάνονταν οι επισκέπτες, υπήρχαν δυσκολίες στον συντονισμό των διαδικασιών check-in, που απαιτούσαν φυσική παρουσία για τη συλλογή ευαίσθητων πληροφοριών, όπως για παράδειγμα οι ταυτότητες. Η διαδικασία κατέληγε να είναι χρονοβόρα, επηρέαζοντας την ομαλή έναρξη των διακοπών των επισκεπτών.
2. Εξοικείωση με τις Παροχές των Ακινήτων
Οι επισκέπτες συχνά επικοινωνούσαν για βασικές οδηγίες, όπως η σύνδεση στο Wi-Fi ή η χρήση συσκευών. Οι έντυποι οδηγοί στα ακίνητα ξεπερνούσαν γρήγορα την επικαιρότητά τους, οδηγώντας σε συχνές ερωτήσεις που επιβάρυναν την ομάδα, ειδικά κατά τις περιόδους αιχμής.
3. Συντονισμός Κρατήσεων Υπηρεσιών
Η ομάδα λειτουργούσε άτυπα ως υπηρεσία concierge συντονίζοντας διάφορους τύπους κρατήσεων από μεταφορές μέχρι ενοικιάσεις αυτοκινήτων και τοπικές περιηγήσεις. Ενώ αυτό προσέφερε αξία στους επισκέπτες, η διαχείριση αυτών των αιτημάτων εξαντλούσε τους διαθέσιμους πόρους της ομάδας.
4. Διαχείριση Τρίτων Παρόχων
Με την αύξηση των εξωτερικών συνεργατών, η παρακολούθηση κρατήσεων, ακυρώσεων και πληρωμών έγινε πρόκληση, οδηγώντας σε αναποτελεσματική διαχείριση οικονομικών διαδικασιών.
Η Λύση: Tourmie
Αναγνωρίζοντας την ανάγκη για μια ολοκληρωμένη λύση, η The Central Boutique Apartments χρησιμοποίησε την Tourmie. Η πλατφόρμα επαναπροσδιόρισε τις λειτουργίες της εταιρείας, παρέχοντας εργαλεία που απλοποίησαν τις διαδικασίες και βελτίωσαν την εμπειρία των επισκεπτών, επιτρέποντας την ανάπτυξη της εταιρείας σε μεγαλύτερη κλίμακα.
Πώς η Tourmie έκανε τη διαφορά:
1. Εύκολο και άμεσο Online Check-in
Η Tourmie επέτρεψε στους επισκέπτες να ολοκληρώσουν τη διαδικασία check-in ψηφιακά πριν την άφιξή τους. Σήμερα, το 90% των επισκεπτών ολοκληρώνει τη διαδικασία εκ των προτέρων, εξαλείφοντας τις καθυστερήσεις και εξοικονομώντας ώρες εργασίας για την ομάδα.
2. Ψηφιακοί Οδηγοί Ακινήτων
Η αντικατάσταση των έντυπων οδηγών με εύκολα προσβάσιμους ψηφιακούς οδηγούς από το κινητό άλλαξε τον τρόπο που οι επισκέπτες λαμβάνουν πληροφορίες. Αυτή η λειτουργία μείωσε τις ερωτήσεις για κοινά ζητήματα κατά 95%, επιτρέποντας στην ομάδα να επικεντρωθεί σε άλλες προτεραιότητες.
3. Ενσωματωμένες Συστάσεις Υπηρεσιών
Οι επισκέπτες μπορούν πλέον να κάνουν κράτηση και πληρώμη για μεταφορές, ενοικιάσεις αυτοκινήτων και τοπικές περιηγήσεις απευθείας μέσω της πλατφόρμας. Αυτή η προσέγγιση εξυπηρέτησης βελτίωσε την εμπειρία των επισκεπτών και μείωσε σημαντικά τα λάθη στη συντονισμένη διαχείριση.
4. Απλοποιημένη Διαχείριση Παρόχων
Οι δυνατότητες τιμολόγησης και παρακολούθησης κρατήσεων της Tourmie απλοποίησαν τις αλληλεπιδράσεις με τρίτους παρόχους. Η αυτοματοποίηση εξοικονόμησε αμέτρητες ώρες, δίνοντας στην ομάδα χρόνο για στρατηγική ανάπτυξη.
5. Αυτοματοποιημένη Επικοινωνία
Τα εργαλεία κεντρικής επικοινωνίας της Tourmie βοήθησαν την ομάδα να ανταποκρίνεται πιο αποτελεσματικά στις ερωτήσεις των επισκεπτών. Τα αιτήματα καταγράφονται, ανατίθενται στα μέλη της ομάδας και παρακολουθούνται μέχρι την ολοκλήρωση, εξασφαλίζοντας οργανωμένη και άμεση υποστήριξη.
Αποτελέσματα: Ανάπτυξη και Λειτουργική Αποδοτικότητα
Με την υιοθέτηση της Tourmie, η The Central Boutique Apartments πέτυχε:
- 95% μείωση στις ερωτήσεις επισκεπτών για παροχές ακινήτων
- 90% υιοθέτηση online check-in, βελτιώνοντας την εμπειρία κατά την άφιξη
- Σημαντική εξοικονόμηση χρόνου στον συντονισμό τρίτων παρόχων
- Βελτιωμένη ικανοποίηση επισκεπτών, όπως αποτυπώθηκε στις αυξημένες θετικές κριτικές
Η Tourmie επέτρεψε στην ομάδα να αναπτύξει τις λειτουργίες της και να προσφέρει ξενοδοχειακού τύπου εμπειρίες στους επισκέπτες της.
| Προκλήσεις ⚡️ | Λύσεις 💡 |
| Δυσκολία συντονισμού με πολλούς εξωτερικούς προμηθευτές | Άμεσες κρατήσεις υπηρεσιών online απευθείας από τους επισκέπτες |
| Χρονοβόρα διαδικασία check-in | Η διαδικασία online check-in διευκόλυνε τους επισκέπτες |
| Συχνές ερωτήσεις για παροχές του καταλύματος | Ψηφιακοί οδηγοί καταλύματος με άμεση πρόσβαση |
| Δυσκολία στη διαχείριση τιμολογίων προμηθευτών | Αυτοματοποιημένη τιμολόγηση και παρακολούθηση πληρωμών |
| Υποστήριξη πελατών από πολλά κανάλια | Ενοποιημένη πλατφόρμα συνομιλιών και μηνυμάτων |
“Η Tourmie άλλαξε τα δεδομένα για την επιχείρησή μας. Με το 90% των επισκεπτών να ολοκληρώνουν το check-in online και το 95% μείωση των ερωτήσεων για τις παροχές των ακινήτων, εξοικονομήσαμε αμέτρητες ώρες και παρέχουμε μια βελτιωμένη ξενοδοχειακή τύπου εμπειρία στους επισκέπτες μας.”
Κατερίνα Λ. , Operations Manager, The Central Boutique Apartments
