• Όνομα Εταιρείας: OREO TRAVEL
• Κλάδος: Τουρισμός
• Όνομα Συμμετέχοντα: Γιάννης Μαθιουδάκης
• Ρόλος στην Εταιρεία: Administrative Assistant
• Αριθμός Εργαζομένων: 10
• Αριθμός Καταλυμάτων υπό Διαχείριση: 243
• Αριθμός Επισκεπτών που Εξυπηρετούνται Ετησίως: 20.000
Η Ιστορία
Η Oreo Travel, ιδρύθηκε το 2001 και δραστηριοποιείται στους τομείς του τουρισμού και της ακίνητης περιουσίας. Η εταιρεία έχει υπό την διαχείρισή της πάνω από 240 καταλύματα, από βίλες και ξενοδοχειακού τύπου διαμονές μέχρι ενοικιαζόμενες κατοικίες. Με στόχο τη βελτιστοποίηση της πληρότητας των ακινήτων και των εσόδων, η Oreo Travel έχει επεκταθεί και σε τομείς όπως πωλήσεις ακινήτων, ψηφιακό μάρκετινγκ και την αρχιτεκτονική φωτογραφία για την ενίσχυση της προβολής των ακινήτων. Εξυπηρετώντας πάνω από 20.000 επισκέπτες ετησίως, η ομάδα επικεντρώνεται στην παροχή εξαιρετικών εμπειριών για τους επισκέπτες εξισορροπώντας την με λειτουργική αποδοτικότητα.
Η αυξανόμενη ροή επισκεπτών και καταλυμάτων εισήγαγε προκλήσεις στον τομέα της αλληλεπίδρασης με τους επισκέπτες, του συντονισμού των λειτουργιών και της βελτιστοποίησης των εσόδων. Για να τις αντιμετωπίσει, η Oreo Travel χρησιμοποιεί την Tourmie, προκειμένου να απλοποιήσει τις λειτουργίες της και να ενισχύσει την ικανοποίηση των επισκεπτών.
Προκλήσεις
1. Αλληλεπίδραση και Ικανοποίηση Επισκεπτών
Η διαχείριση της επικοινωνίας με τους επισκέπτες βασιζόταν κατά κύριο λόγο σε τηλεφωνικές κλήσεις, email και προσωπικές αλληλεπιδράσεις. Η διαδικασία αυτή, ήταν χρονοβόρα και επιρρεπής σε καθυστερήσεις, ειδικά κατά τις περιόδους αιχμής. Αυτό επηρέαζε τον χρόνο ανταπόκρισης και τη συνολική ικανοποίηση των επισκεπτών.
2. Διαχείριση Αιτημάτων και Συντονισμός
Η παρακολούθηση και η ανάθεση αιτημάτων επισκεπτών, όπως υπηρεσίες καθαριότητας ή συντήρησης, μέσω χειρόγραφων καταγραφών ή βασικών συστημάτων PMS (Σύστημα Διαχείρισης Καταλυμάτων) συχνά οδηγούσε σε χαμένα αιτήματα και αναποτελεσματικότητα λόγω έλλειψης πραγματικού χρόνου παρακολούθησης.
3. Αύξηση Εσόδων μέσω Upselling και Cross-Selling
Οι υπηρεσίες concierge και οι πωλήσεις πρόσθετων υπηρεσιών γίνονταν από την ομάδα κρατήσεων μέσω email, χωρίς να χρησιμοποιείται προσέγγιση βασισμένη σε δεδομένα. Αυτό περιόριζε την εξατομίκευση και προσέθετε σημαντικό φόρτο εργασίας στο προσωπικό. Επιπλέον, ο συντονισμός με εξωτερικούς συνεργάτες υπηρεσιών αύξανε την πολυπλοκότητα.
4. Τιμολόγηση και Παρακολούθηση Πληρωμών
Ο συντονισμός κρατήσεων και η παρακολούθηση πληρωμών με εξωτερικούς συνεργάτες απαιτούσε ξεχωριστές καταχωρήσεις, καθιστώντας τη διαχείριση των λογιστικών καταστάσεων χρονοβόρα και επιρρεπή σε λάθη.
5. Ενσωμάτωση και Επεκτασιμότητα
Με τον αυξανόμενο φόρτο εργασίας και των λειτουργικών αναγκών, η Oreo Travel χρειαζόταν μια λύση που θα μπορούσε εύκολα να υιοθετηθεί από την ομάδα και να ενσωματωθεί με υπάρχοντα εργαλεία στο μέλλον.
Η Λύση: Tourmie
Η Oreo Travel επέλεξε την Tourmie για την ολοκληρωμένη και φιλική προς τον χρήστη πλατφόρμα της, η οποία μεταξύ άλλων προσφέρει εργαλεία για αλληλεπίδραση με τους επισκέπτες και υποστηρίζει δυνατότητες upselling και τιμολόγησης. Τον τελευταίο χρόνο, η Tourmie έχει αναβαθμίσει τις λειτουργίες της ομάδας, διευκολύνοντας τη διαχείριση καθημερινών εργασιών και βελτιώνοντας την εμπειρία των επισκεπτών.
Βασικά Χαρακτηριστικά και Οφέλη:
1. Εύκολο και άμεσο Online Check-in
Το σύστημα online check-in της Tourmie απλοποίησε τις διαδικασίες άφιξης των επισκεπτών, επιτρέποντάς τους να ολοκληρώνουν τη διαδικασία πριν φτάσουν στο κατάλυμα. Αν και δεν έχει ενσωματωθεί με το υπάρχον PMS της εταιρείας, αυτό το χαρακτηριστικό μείωσε σημαντικά τις δια ζώσης και τηλεφωνικές επικοινωνίες, εξοικονομώντας σημαντικες ώρες εργασίας κατά τις περιόδους αιχμής.
2. Εργαλεία Upselling και Cross-Selling
Αξιοποιώντας τα εργαλεία upselling και cross-selling της Tourmie, η Oreo Travel εισήγαγε εξατομικευμένες προτάσεις υπηρεσιών προσαρμοσμένες στις προτιμήσεις των επισκεπτών βελτιώνοντας την εμπειρία τους. Η ευκολία διαχείρισης υπηρεσιών μέσα από την πλατφόρμα βοήθησε στην προσθήκη νέων προσφερόμενων υπηρεσιών, γεγονός που δημιούργησε προοπτικές αύξησης εσόδων και περαιτέρω ανάπτυξης της επιχείρησης.
3. Digital Concierge
Ο ψηφιακός concierge, απλοποιεί την επικοινωνία με τους επισκέπτες, μειώνοντας την ανάγκη για τηλεφωνικές συνεννοήσεις. Με απευθείας πρόσβαση στις υπηρεσίες, οι επισκέπτες μπορούν να διαχειρίζονται ανεξαρτήτα τις ανάγκες τους, ενώ το προσωπικό επικεντρώνεται στην παροχή εξατομικευμένων εμπειριών.
4. Αυτοματοποιημένο Σύστημα Τιμολόγησης
Η διαχείριση πληρωμών εξωτερικών συνεργατών υπηρεσιών έγινε πιο αποδοτική με τα εργαλεία αυτοματοποίησης της Tourmie για την παρακολούθηση εσόδων και την τιμολόγηση. Η αυτοματοποίηση μείωσε τα λάθη, βελτίωσε τη διαφάνεια και διασφάλισε πιο λεπτομερή παρακολούθηση των λογιστικών καταστάσεων, εξοικονομώντας μας τουλάχιστον 60 ώρες μηνιαίως.
5. Επικοινωνία με Επισκέπτες
Η κεντρική πλατφόρμα μηνυμάτων της Tourmie, που ενσωματώνει πολλαπλά κανάλια επικοινωνίας (email, SMS, WhatsApp), επέτρεψε άμεσες απαντήσεις σε αιτήματα επισκεπτών καθ’ όλη τη διάρκεια της διαμονής τους, διασφαλίζοντας ταχύτερη εξυπηρέτηση και αυξάνοντας τη συνολική ικανοποίησή τους.
6. Ευκολία χρήσης και εξαιρετική υποστήριξη
Το προσωπικό υιοθέτησε γρήγορα την Tourmie, βαθμολογώντας την ευκολία χρήσης της εφαρμογής με 5/5. Η εξαιρετική υποστήριξη πελατών, οι συχνές ενημερώσεις βάσει ανατροφοδότησης από τους πελάτες, καθώς και η προσιτή τιμή σε σύγκριση με άλλες λύσεις στον τομέα της τεχνολογίας φιλοξενίας, αποτελούν βασικά πλεονεκτήματα.
Αποτελέσματα
Με τη χρήση της Tourmie, η Oreo Travel πέτυχε:
- Αύξηση της υιοθέτησης του online check-in κατά 70%, απλοποιώντας τις αφίξεις και μειώνοντας το φόρτο εργασίας του front desk.
- Μείωση των επαναλαμβανόμενων ερωτήσεων, καθώς οι επισκέπτες είχαν πρόσβαση στον ψηφιακό concierge.
- Προοπτική αύξησης εσόδων και επιχειρηματικής ανάπτυξης μέσω της εύκολης προσθήκης και διαχείρισης νέων υπηρεσιών.
- Βελτίωση της λειτουργικής αποδοτικότητας, εξοικονομώντας 60 ώρες ανά μήνα σε διαχείριση αιτημάτων και τιμολόγηση.
- Ενίσχυση της ικανοποίησης των επισκεπτών μέσω εξατομικευμένων εμπειριών και άμεσης επικοινωνίας.
| Προκλήσεις ⚡️ | Λύσεις 💡 |
| Χρονοβόρα επικοινωνία με επισκέπτες | Κεντρική πλατφόρμα μηνυμάτων για γρηγορότερες απαντήσεις και καλύτερη αλληλεπίδραση |
| Αναποτελεσματική διαχείριση αιτημάτων επισκεπτών | Αυτοματοποιημένη ανάθεση και παρακολούθηση αιτημάτων επισκεπτών |
| Περιορισμένες δυνατότητες upselling και cross-selling υπηρεσιών | Εργαλεία upselling και cross-selling για εξατομικευμένες προτάσεις |
| Πολύπλοκη τιμολόγηση και πληρωμές εξωτερικών συνεργατών | Αυτοματοποιημένο σύστημα τιμολόγησης για απλοποίηση της οικονομικής διαχείρισης |
| Υψηλός φόρτος εργασίας κατά το check-in επισκεπτών | Online check-in για μείωση χρονοβόρων προσωπικών αλληλεπιδράσεων |
“Η Tourmie έχει αλλάξει τον τρόπο με τον οποίο διαχειριζόμαστε τις υπηρεσίες για τους επισκέπτες μας. Με χαρακτηριστικά όπως το online check-in, η αυτοματοποιημένη τιμολόγηση και τα εργαλεία upselling, έχει αυξήσει σημαντικά την αποδοτικότητα και τα έσοδά μας (εξοικονομώντας μας εως και 60 ώρες το μήνα!). Η πλατφόρμα μας επιτρέπει να αναπτύξουμε τις δραστηριότητές μας διατηρώντας την προσωπική πινελιά. Συγκριτικά με άλλες λύσεις, η Tourmie συνδυάζει ποιοτικά χαρακτηριστικά σε πολύ καλή τιμή!”
Γιάννης Μαθιουδάκης, Αdministrative Assistant, Oreo Travel